A história do saneamento do Rio de Janeiro está segura. A Cedae mergulhou de cabeça no passado para recuperar seu acervo: documentos que vinham se degradando em papel estão ganhando a eternidade digital em ritmo acelerado, com um milhão de folhas digitalizadas por mês. Ao todo, desde o início do processo, a Companhia já digitalizou cerca de 20 milhões de documentos, de um acervo de 90 milhões.
Para estruturar o processo de digitalização com rigor arquivístico, a Cedae buscou o apoio do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (Aperj), órgão vinculado à Secretaria de Estado da Casa Civil, responsável por guardar, preservar e organizar documentos oficiais do Poder Executivo e da sociedade fluminense. Com essa parceria, foram identificadas as não conformidades do acervo e estabelecida a metodologia necessária para orientar a digitalização com segurança técnica e conformidade legal.
Entre os registros já digitalizados estão alguns com quase 100 anos de existência, remontando à década de 1930, antes mesmo da constituição formal da Companhia. Documentos como plantas e projetos de sistemas de abastecimento, contratos, instrumentos jurídicos, registros funcionais e acervos institucionais fazem parte do material já processado.
- A digitalização não é só uma questão de modernização, é uma mudança real na rotina de quem precisa de informação. O que hoje ainda demanda deslocamento e tempo poderá ser resolvido com alguns cliques. E os espaços que estão ocupados por arquivos físicos poderão ganhar uma nova função dentro da Companhia – explica André Brown, gerente à frente do projeto.
Após a digitalização, todos os documentos passam por análise técnica, que determina quais devem ser preservados e quais podem ser descartados. Uma proposta de Política de Gestão de Documentos está em apreciação, na Superintendência de Governança, e deverá disciplinar todo o processo. Entretanto, os responsáveis pela gestão do projeto já contam com acesso a um sistema digital que centraliza o acervo digitalizado.
A próxima etapa é ampliar gradualmente essa disponibilidade para que, após a definição dos critérios de governança sobre dados sensíveis, os documentos possam ser consultados por um público mais amplo, facilitando pesquisas, consultas técnicas e o resgate da memória histórica do saneamento fluminense.
As atividades voltadas à digitalização estão concentradas em Benfica, onde o prédio passa por reformas de expansão. O objetivo é criar mais salas de produção e aumentar as frentes de trabalho. Dessa forma, a meta é digitalizar até 3 milhões de documentos por mês.
Com o avanço da digitalização, a Cedae estrutura também um processo criterioso para a gestão dos documentos físicos. Atualmente, dois grandes salões no Caju concentram a maior parte desse acervo. Esse expressivo volume de papéis reforça a urgência da digitalização como ferramenta essencial para agilizar o acesso à informação.
O prazo contratual do projeto se estende até outubro de 2027, com possibilidade de renovação por mais dois anos, tempo suficiente para consolidar não apenas a digitalização do passivo histórico, mas um novo modelo permanente de gestão eletrônica de documentos para a Cedae.